La información que se guarda en los soportes digitales, como los discos duros, puede ser de gran importancia para las empresas y debe ser tratada como tal. En cantidad de ocasiones, estos soportes tan cotidianos contienen datos privados que deben ser manipulados en concordancia con la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal) y por ello se requiere de un sistema de eliminación muy específico. En este punto es donde entra la destrucción de documentos digitales, un protocolo que debe hacer una empresa especializada como All Safe Documents, entidad referente en este ámbito.Pero, ¿en qué consiste exactamente?, ¿por qué es interesante contratar a una empresa especializada para ello? A continuación, te lo explicamos al detalle.
La destrucción de documentos digitales, ¿qué es?
Durante mucho tiempo, en las empresas se emplearon formatos analógicos para acumular la información y los datos necesarios para el desempeño del día a día laboral. En esto se incluyen también algunos documentos legales como los contratos de los empleados o las cláusulas de confidencialidad.Sin embargo, en la actualidad prácticamente todos los negocios han pasado por un proceso de digitalización que les permite guardar la información en la nube o bien en dispositivos como los discos duros. De esta manera, se ocupa mucho menos espacio físico y se pueden organizar mucho mejor los archivos.Pese a la diferencia de los formatos, la realidad es que el contenido puede ser prácticamente el mismo. Esto significa que habrá que acogerse a una destrucción de datos eficiente y amparada por la ley, independientemente de la forma en la que se presenten estos datos sensibles.La destrucción de documentos digitales implica la correcta eliminación de la información que se almacena en los siguientes formatos:
- Medios ópticos. Aquellos productos que permiten la grabación de datos y documentos como los CD room o los DVD.
- Discos ZIP. Aparatos de este tipo con variedad de tamaños y capacidades.
- Cintas magnéticas. Los documentos presentes en copias de seguridad.
- Disquetes. La información recogida en los tradicionales disquetes.
Todas estas herramientas se emplean de una forma muy frecuente en las empresas para guardar datos de los clientes o de los empleados, direcciones, números telefónicos, DNI, contratos y todo tipo de archivos. Por ello, es obligación de los propios negocios tratar esta información con la cautela que marca la ley.
Así es el procedimiento para la destrucción de documentos digitales
¿Por qué es importante hacer una destrucción de documentos digitales profesional de la mano de una empresa especializada? Lo cierto es que el procedimiento a seguir va a ser un poco complicado para un negocio que no se dedica a ello y que simplemente quiere retirar los documentos inservibles de la manera correcta.Es indispensable que se siga el mismo protocolo y rigor que se emplea para los documentos físicos. Esto implica que debe haber una cadena de custodia fiable en todo momento y que se debe destruir cada archivo con medidas de seguridad.Cuando se finaliza la operación, se debe contar con un certificado que verifica la trazabilidad y todo el proceso que han pasado los documentos hasta su eliminación total o su reciclaje. Es importante contar con algún documento de verificación de este tipo, pues en los casos en los que la empresa se enfrenta a una inspección tendrá que acreditar que ha seguido las normas de principio a fin.
