España dio un paso de gigante en 2019 en el ámbito laboral con la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, una normativa que obligaba a todas las empresas a realizar el registro diario de la jornada de su plantilla. El objetivo del Gobierno era controlar la realización de horas extraordinarias no pagadas y evitar el fraude. Desde entonces, la normativa también exige conservar el fichaje empleados durante cuatro años para que las autoridades competentes hagan cualquier tipo de comprobación.

Sin embargo, la realidad ha mostrado un escenario preocupante cinco años después de su entrada en vigor. La normativa, aunque con buenas intenciones, fue insuficiente para controlar las horas registradas. Por ello, el Ministerio de Trabajo ha vuelto a dar un paso más con el objetivo de prohibir el uso del papel (formato que facilitaba la manipulación) y exige la digitalización de esta información.

Esta decisión no fue fruto de la improvisación. Y es que alrededor del 30% de los trabajadores en España todavía no registra su jornada correctamente, lo que expone a las organizaciones a sanciones económicas graves por parte de la Inspección de Trabajo. Por ello, las empresas deben darse prisa en implementar un software de registro horario digital con el que cumplir con la ley con total seguridad.

¿Es obligado el fichaje digital en la actualidad?

Sí. Aunque en los inicios de la ley se permitían soportes físicos, la normativa actual prohíbe el uso del papel y las hojas de cálculo (Excel) como métodos válidos de registro. El Ministerio de Trabajo exige ahora que el sistema garantice la integridad, trazabilidad e inmutabilidad de los datos.

Esto significa que el fichaje digital no es solo una opción recomendada, sino un requisito legal para asegurar que los registros no puedan ser manipulados a posteriori, garantizando así la veracidad de las horas ordinarias y extraordinarias.

¿Tengo que tener un programa de fichaje de empleados?

Para cumplir con las exigencias de «accesibilidad inmediata» y «seguridad de datos», las empresas deben implementar un software de registro horario digital. Un programa especializado es la única herramienta capaz de:

• Registrar la jornada al minuto (sin redondeos).
• Garantizar que los datos estén disponibles en menos de 24 horas ante una inspección.
• Conservar los registros de forma segura durante los 4 años que exige la ley.

Claves de la nueva normativa de registro horario

La transición hacia un modelo 100% digital responde a la necesidad de eliminar el fraude laboral. Estas son las reglas que definen el escenario actual:

• Adiós a la manipulación: Los sistemas manuales carecen de validez legal al no ofrecer una huella de auditoría clara.
• Sanciones por trabajador: Un cambio crítico es que las multas ya no se aplican de forma global a la empresa, sino por cada trabajador cuyo registro sea inexistente o incorrecto, pudiendo alcanzar los 10.000 euros por empleado.
• Geolocalización y Teletrabajo: Con el auge del trabajo en remoto, el uso de una app de control horario con geolocalización permite verificar el inicio de la actividad desde cualquier ubicación con total seguridad jurídica.

Adiós al papel y a las hojas de cálculo

Las hojas de Excel fueron el estándar durante años pero hoy carecen de validez legal. La normativa exige un registro horario que garantice la integridad, veracidad e inmutabilidad de los datos diarios. Las hojas de cálculo, sin embargo, permiten modificaciones posteriores y no ofrecen la trazabilidad necesaria ante una inspección.

Para evitar todas estas carencias, las autoridades han puesto el foco en la digitalización, ya que es capaz de eliminar tanto los errores manuales como la manipulación. Además, para el departamento de Recursos Humanos, reduce el trabajo burocrático. La automatización del proceso con una app control horario asegura que la información sea precisa, accesible y esté siempre disponible.

Registro horario en 2026: lo que dice la ley (y lo que no perdona)

En las próximas semanas entrará en vigor, probablemente mediante un nuevo Decreto Ley, la nueva normativa que endurece los requisitos de registro horario y que establece lo siguiente:

• Fichaje digital obligatorio: Las hojas de Excel o los registros en papel quedan prohibidos. Solo serán válidos sistemas digitales que garanticen trazabilidad, seguridad y accesibilidad para la Inspección de Trabajos.
• Detalle por minutos: Hay que registrar hora exacta de inicio, fin, pausas y horas extra, sin redondeos.
• Conservación de datos: Los registros y el control horas trabajadores deben guardarse 4 años y estar disponibles en menos de 24 horas si la Inspección los solicita.
• Multas por incumplimiento. Las sanciones se elevan y estas serán por trabajador y no por organización. En cuanto a las cuantías, pueden llegar a los 10.000 euros.

La tecnología como aliada estratégica

La mejor opción es implementar una app de control horario especializada y accesible desde cualquier dispositivo. No en vano, este tipo de herramientas, como el de la empresa Presencia, permite a los trabajadores fichar desde su móvil, ordenador o tableta con total facilidad. Una flexibilidad que, además, es indispensable hoy en día con el auge del teletrabajo y la movilidad comercial.

Para hacer frente a estas realidades laborales, estas aplicaciones incluyen funcionalidades avanzadas como la geolocalización para verificar el lugar exacto del inicio de la actividad. También permiten gestionar solicitudes de vacaciones, justificar ausencias y organizar turnos desde una plataforma centralizada.

Aunque pueda verse por parte de las empresas como una intromisión las nuevas exigencias con respecto al registro horario, las organizaciones deben verlo como una oportunidad. Una ocasión para reforzar la confianza con la plantilla e incrementar la transparencia sobre las horas reales trabajadas.

De hecho, el registro fidedigno de las horas trabajadas fomenta un ambiente laboral más sano y honesto. Las reglas claras siempre construyen mejores relaciones profesionales a largo plazo entre las partes. De ahí que las empresas que ya han implementado estas soluciones destacan sus ventajas y beneficios: mejor clima laboral, proyección de una imagen moderna y comprometida con su capital humano. Y, además, una mayor eficiencia al reducir el tiempo invertido por parte de los trabajadores en el registro de las horas. Además, al ofrecer también informes en tiempo real, los responsables pueden analizar los datos y sacar conclusiones en temas relacionados con la productividad y la gestión de los turnos.

Digitalizar el registro de la jornada es una obligación que aporta numerosas ventajas. Las empresas deben ser conscientes de que deben abandonar el Excel para mejora la seguridad jurídica y la eficiencia administrativa de forma inmediata. No esperes a una inspección de trabajo para modernizar tus procesos internos. Da el paso hoy mismo.