El mundo empresarial actual (y el mundo en general) ya no es el mismo al que estuvimos acostumbrados durante décadas. Puede que en términos generales se tenga que seguir haciendo las mismas cosas, como organizar documentos, pero ahora, para mejor eficiencia, este y otros procesos deben ser digitalizados.
La digitalización no solamente ayuda a la empresa a organizar sus documentos y ser más eficaz en un montón de labores, sino que además fortalece el cuidado del ambiente y va en camino a ser hasta un requisito legal.
Para ello, hay herramientas que nos facilitan el proceso, que hace sencillo para cualquiera la tarea de organizar PDF o documentos de forma digital.
¿Qué son los documentos empresariales?
Los documentos empresariales son todos los archivos que una empresa genera, tradicionalmente en papel (ahora también de forma digital), por algún fin vinculante a sus actividades, procesos y operaciones comerciales.
Es decir, archivos que se van generando desde el momento de su registro legal, y durante toda su trayectoria y vida diaria. Abarcando un sinfín de tipos de documentos, como contratos sociales, registros, licencias, permisos, facturas, archivos contables, comprobantes fiscales, permisos sanitarios, informes, nóminas, comunicados, misivas, notificaciones y todo lo que pueda, según el tipo de empresa, requerir a diario.
¿Por qué es importante organizarlos bien?
Ahora bien, ¿por qué es tan crucial organizar documentos oficina? En muy resumidas cuentas, porque una buena organización conlleva una mejor productividad y a la optimización de los flujos de trabajo. Para dejarlo más claro, es importante porque unos documentos organizados:
- Hacen más fácil el día a día de los trabajadores.
- Agilizan la realización de actividades, así como de envío de archivos.
- Mejoran la productividad.
- Evitan errores como la repetición de una tarea o un pago.
- Permiten almacenar adecuadamente información valiosa.
- Ayudan a mantener todo en regla con respecto a declaraciones fiscales y regulaciones legales.
- Facilitan negociaciones y evitan conflictos.
- Optimizan procesos como revisión de inventarios, balances, cuentas de ingresos y egresos, etc.
¿Cómo organizar estos documentos mediante herramientas de conversión de PDF?
Ya sabes que es importante organizar todos los tipos de documentos que genera una empresa. Ahora, para hacerlo, en primer lugar es necesario que tengas la intención de trabajar con orden y disciplina. Hay que tener la voluntad de organizar lo que es necesario.
Luego, para tal tarea, no hay mejor aliado en este mundo actual que la digitalización de dichos documentos, y así mismo, el mejor amigo de la digitalización de documentos es el formato PDF. Así que vamos a dejarte algunas recomendaciones para gestionar documentos.
- Convierta sus documentos a PDF. Comience por convertir sus documentos físicos, y también los que estén en formatos menos seguros o no aptos para el trabajo necesario, a archivos PDF. Para ello, hay muchas herramientas en línea y descargables, en las que con solo subir el archivo al conversor, elegir la configuración de salida y hacer clic en “convertir” estará listo.
- Verifique que la conversión sea exitosa. Revisé cómo quedó su documento, los mejores conversores, como PDF Guru, permiten ordenar PDF, mezclar archivos y reordenar páginas de un PDF antes de convertirlo definitivamente, si esto fuera necesario para agilizar el correcto ordenamiento de ese documento.
- Cree una estructura de carpetas para una empresa. Con los documentos digitalizados, es hora de organizarlos en carpetas. Puede clasificarlos por tipo de archivo, por proyecto o área a la que pertenecen, por fechas de creación, etc. Además, es recomendable que dentro de las propias carpetas se les pongan nombres que permitan la identificación todavía más inmediata.
- Establece un patrón de estructuración. Dicta normas para que los demás que se encargan de organizar los documentos mantengan el patrón de estructuración de carpetas, nombres y demás detalles.
- Almacena en la nube. Guardar los documentos en la nube permite facilitar su acceso desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, de manera que sea más fácil compartirlos y trabajar la organización en remoto con el resto del personal de la empresa. Además, es una garantía de que si tu equipo o los de la empresa se dañan, no perderás los documentos.
- Firma los documentos electrónicamente. Para mantener la estructuración digital, es recomendable organizar páginas PDF utilizando firmas electrónicas. Las herramientas de conversión y gestión de PDF han logrado que las firmas electrónicas sean cada vez más perfectas, evitando la impresión de papel y agilizando los procesos administrativos.
- Evalúa periódicamente el estatus de la organización. Revisa cada cierto tiempo si los documentos permanecen bien organizados, si se están respetando las normas y estructuras, si es necesario mover algún archivo de carpeta, renombrar documentos, guardar en la nube, etc.
- Mantén la herramienta y los equipos óptimos. Actualiza el software de la herramienta de edición de PDF y de los dispositivos de trabajo que uses, para el funcionamiento óptimo de todo el organigrama. Y si la herramienta lo permite, automatiza algunos procesos para aligerar la carga de trabajo.
Conclusión
Las empresas manejan un arsenal de tipos de documentos tan grande, que ordenarlos bien es fundamental para que puedan tener un flujo de trabajo óptimo y productivo. Para tal fin, no hay mejores aliados que el orden, la disciplina, la digitalización y las herramientas para organizar PDF. Siga nuestras recomendaciones y verá los frutos de la organización.
