Los métodos tradicionales de control de gastos empresariales suelen generar numerosos problemas de gestión en las organizaciones. El uso de papel, recibos físicos y hojas de cálculo desactualizadas provoca retrasos en la tramitación de los reembolsos y la pérdida de muchos de los tickets cuyo pago adelantan los propios trabajadores. La consecuencia, además de la pérdida de dinero para algunos trabajadores, es que los trabajadores de los departamentos de contabilidad gastan horas valiosas en tareas repetitivas.
Unas tareas que hoy en día pueden automatizarse fácilmente con las herramientas adecuadas. Desde el registro de los propios recibos mediante una foto hasta la justificación correcta de los gastos realizados, el uso de una aplicación para el control de gastos empresariales se ha convertido en un recurso de gran utilidad y valor a la hora de mejorar la eficiencia en las organizaciones.
¿Quieres saber cómo estas soluciones minimizan los errores humanos en el registro de tickets y recibos? ¿Y cómo reducir la sobrecarga de los miembros de la plantilla a la hora de realizar tareas administrativas repetitivas y rutinarias? Si es así, sigue leyendo. Te lo contamos todo a continuación.
La digitalización como respuesta: ¿Qué es el control de gastos digital?
La digitalización del control de gastos empresariales es una práctica que consiste en el uso de aplicaciones móviles que permiten capturar tickets instantáneamente, procesarlos y almacenarlos en la nube. De este modo, las organizaciones eliminan el papeleo y reducen drásticamente los tiempos de gestión, ofreciendo una alternativa eficiente a los métodos tradicionales.
La implementación de estas herramientas tecnológicas, como la de Sesame HR, facilitan una gestión centralizada y controlada de todos los gastos corporativos. Al respecto, toda la información se encuentra disponible en tiempo real para todos los departamentos implicados, desde el empleado que reporta el gasto hasta los responsables de su aprobación y el equipo de contabilidad.
Gracias a la adaptación de estos sistemas digitales para el control de gastos empresariales, las compañías mejoran eficiencia, precisión y transparencia, lo que se traduce en una mejor asignación de recursos humanos y en una optimización del tiempo dedicado a estos procesos tan rutinarios y repetitivos. Por ello, las empresas modernas e innovadores implementan estas soluciones para conseguir ventajas competitivas, entre las que destacan:
- Mayor eficiencia y ahorro de tiempo: La automatización del escaneo y categorización de tickets reduce hasta un 80% el tiempo dedicado a la gestión manual.
- Minimización de errores y fraudes: El seguimiento digital permite detectar duplicidades, gastos irregulares y comportamientos anómalos. En este sentido, los sistemas de verificación automática reducen las posibilidades del error humano.
- Visibilidad y control total: Los directivos y responsables de contabilidad pueden acceder a dashboards en tiempo real con información detallada sobre los gastos por departamento, proyecto o empleado. Esto facilita la toma de decisiones basadas en datos precisos.
- Mejora del cumplimiento de políticas: Estas aplicaciones permiten configurar reglas y criterios personalizados, pudiendo generar alertas automáticas cuando se detectan gastos fuera de la política de la empresa.
- Integración con otros sistemas: Otra ventaja esencial es que las soluciones más avanzadas para el control digital de los gastos se conectan con otros softwares como los de contabilidad, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y asegurando la consistencia de la información.
Funcionalidades esenciales de una app de control de gastos empresariales
Para conseguir todas estas ventajas, las aplicaciones de control de gastos empresariales incorporan características avanzadas a la hora de facilitar la vida tanto a los empleados como a los departamentos financieros. Entre estas funcionalidades, las más importantes son:
- Escaneo inteligente de tickets (OCR): La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres extrae automáticamente todos los datos relevantes como fecha, importe y establecimiento. El empleado solo necesita fotografiar el ticket con su smartphone.
- Categorización automática de gastos: El sistema es capaz de clasificar cada gasto según su naturaleza (transporte, alojamiento, comidas) basándose en la información del ticket. Esta automatización ahorra tiempo y garantiza la consistencia en la clasificación.
- Generación de informes en tiempo real: Las plataformas más avanzadas son capaces de realizar automáticamente informes detallados y personalizables que muestran los patrones de gasto por empleado, departamento o categoría..
- Aprobación de gastos digitalizada: Otra funcionalidad clave para el buen funcionamiento es que los responsables reciben notificaciones inmediatas cuando un empleado reporta un gasto. Así, el proceso de revisión y aprobación se realiza en pocos clics desde cualquier dispositivo, agilizando enormemente el flujo de trabajo.
- Alertas y notificaciones: Estas aplicaciones también pueden enviar avisos automáticos sobre gastos pendientes de justificar o tickets que superan los límites establecidos, mejorando el cumplimiento de los plazos y políticas de la organización.
Todas estas funcionalidades y ventajas mejoran la experiencia de los empleados a la hora de registrar los gastos de empresa. Sobre todo por la eliminación del papeleo que supone, lo que se traduce en una mayor rapidez a la hora de recibir el reembolso de estos pagos. Asimismo y debido a la categorización automática que pueden hacer estas aplicaciones, las empresas también pueden identificar y clasificar fácilmente los gastos que son deducibles y optimizar la carga fiscal. En la actualidad, la digitalización del control de gastos empresariales es un paso inevitable hacia la modernización. ¿A qué esperas para transformar la gestión en tu empresa?
