La factura electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para la gestión empresarial y fiscal en España.
Su uso no solo optimiza los procesos administrativos, sino que también contribuye a la transparencia y eficiencia en la gestión tributaria.
Tanto las grandes empresas, con sus servicios administrativos, como los pequeños autónomos, la mayoría con la ayuda de una gestoría, todos están abocados a su uso en el 100% de los casos.
La normativa que regula las facturas electrónicas en España ha evolucionado considerablemente en los últimos años, impulsada por la necesidad de modernizar la administración pública y el tejido empresarial del país.
Contexto legal
La normativa sobre facturación electrónica en España está enmarcada en varias leyes y regulaciones que establecen los requisitos y procedimientos para su emisión y recepción. Entre las principales normas destacan:
- Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
Esta ley, promulgada el 27 de diciembre de 2013, establece la obligación para los proveedores del sector público de emitir y presentar facturas electrónicas a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe). Desde el 15 de enero de 2015, es obligatorio para todas las empresas que facturen a la administración pública.
- Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).
Este reglamento establece las condiciones y requisitos técnicos que deben cumplir las facturas electrónicas. Entre ellos se incluye la obligación de garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Ley 56/2007, de medidas de Impulso de la sociedad de la información.
Esta ley promueve el uso de la factura electrónica entre empresas y ciudadanos. Su objetivo es el fomento de la modernización de los sistemas de gestión administrativa.
Requisitos técnicos de la factura electrónica
Para que una factura electrónica sea válida en España, debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y formales.
Uno de ellos es que las facturas electrónicas deben estar en un formato estructurado que permita su procesamiento automático. El formato Facturae (formato estructurado en XML) es el estándar adoptado en España para la facturación electrónica.
Además, es obligatorio que las facturas electrónicas incluyan una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido. De esta forma se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Esto proporciona seguridad y validez legal a las transacciones electrónicas.
Por otro lado, las facturas electrónicas deben ser almacenadas en su formato original durante el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias, generalmente cinco años. Deben ser accesibles y legibles en cualquier momento durante este periodo.
Beneficios de la factura electrónica
La obligatoriedad de la factura electrónica para las transacciones con el sector público ha impulsado su adopción entre las empresas.
Sin embargo, su uso se extiende también al ámbito privado debido a los múltiples beneficios que ofrece.
Entre otros, elimina los costes asociados a la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel.
Además, facilita la automatización de procesos administrativos, acelerando los tiempos de emisión, envío y recepción de facturas.
Por otro lado, contribuye a la reducción del uso de papel, alineándose con prácticas sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.
La factura electrónica mejora la transparencia en las transacciones y permite un mejor control y seguimiento de las facturas emitidas y recibidas.
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