El 5 de octubre, el Ministerio de Hacienda comunicó que prevé aplazar hasta octubre de 2028 las obligaciones que aún faltan por aplicar del reglamento de sistemas informáticos de facturación, el conocido como Verifactu. Quiere que coincidan con la factura electrónica obligatoria para los empresarios y profesionales que no superen los ocho millones de euros de facturación anual. En muchos talleres, fábricas de mueble y bodegas de Yecla, la noticia se ha recibido como un respiro.
Conviene leerla con calma. Por ahora es una previsión: ninguna norma publicada en el BOE la recoge todavía, y la propia nota del ministerio avisa de que las exigencias de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes. Se mueve el calendario, pero el destino de la facturación de cualquier empresa sigue siendo el mismo.
Por eso el margen tiene más valor si se usa para ordenar la casa que si se usa para olvidarse del asunto. La factura que se emite es solo una parte del trabajo administrativo. La otra, la de las facturas que llegan, los albaranes y los pedidos, es la que más horas se come en una pyme industrial, y es justo donde la inteligencia artificial ya resulta útil sin esperar a ningún reglamento.
Qué ha anunciado Hacienda y qué sigue vigente
Mientras el cambio no llegue al BOE, mandan los plazos que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, tal y como los recoge la nota informativa de la Agencia Tributaria actualizada el 13 de octubre. Las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus programas de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios, antes del 1 de julio de 2027.
El ministerio justifica el cambio en la conveniencia de alinear el calendario de Verifactu con el de la factura electrónica para pymes y autónomos, y de buscar la máxima convergencia entre los dos sistemas, tanto en la norma como en la parte técnica. Una vez aprobada esa alineación, anuncia otra modificación para acercar sus ámbitos de aplicación teniendo en cuenta los futuros requisitos europeos de información digital del IVA, el paquete conocido como ViDA.
Para quien gestiona una empresa, la conclusión práctica es sencilla. El programa de facturación tendrá que garantizar que cada factura queda registrada, encadenada y sin posibilidad de retoques posteriores, y además habrá que emitirla y recibirla en formato electrónico. Cuanto antes se trabaje con datos limpios y estructurados, menos traumático será el cambio, llegue cuando llegue la fecha definitiva.
Dónde se pierde el tiempo en la administración de una pyme
En una empresa del mueble o en una bodega, el cuello de botella rara vez está en emitir facturas. Está en las que llegan de proveedores de tablero, herrajes, barnices, botellas o transporte, cada una con su formato, muchas en PDF y algunas todavía en papel. Alguien las abre, copia el proveedor, el importe, el IVA y la fecha, y las mete a mano en el programa de gestión.
Lo mismo ocurre con los albaranes que hay que casar con su factura, con los pedidos que entran por correo y hay que pasar al sistema, y con la conciliación bancaria de fin de mes. Son tareas repetitivas, en las que un error sale caro y que se concentran justo en las semanas de más trabajo, cuando sale un pedido grande o empieza la campaña.
Ese trabajo no desaparece con Verifactu ni con la factura electrónica. Cuando todos los proveedores envíen facturas estructuradas, parte se resolverá sola, pero hasta entonces convivirán los PDF, los escaneos y los correos. Y las pymes que lleguen a ese momento con el circuito ordenado tendrán mucho ganado.
Qué puede hacer hoy la inteligencia artificial con facturas y albaranes
Los sistemas de lectura de documentos con IA ya identifican en una factura el proveedor, el NIF, la base imponible, el tipo de IVA y el total, aunque cada proveedor use un diseño distinto. Leer es la parte fácil. Lo que marca la diferencia es lo que se hace después: comprobar que las cifras cuadran, que el proveedor existe en la base de datos y que el pedido estaba autorizado.
Bien montado, el circuito vuelca la información en el programa de gestión que ya usa la empresa y aparta solo las excepciones: una factura duplicada, un importe que no coincide con el albarán, un proveedor nuevo. La persona de administración deja de teclear y pasa a revisar lo que el sistema marca como dudoso, que es donde de verdad aporta criterio.
Lo recomendable es arrancar con un flujo concreto y medible. Por ejemplo, las facturas de los diez proveedores que más volumen generan. Si en un par de meses el sistema acierta y el equipo confía en él, se amplía. Si no, se corrige antes de extenderlo. Así se evita comprar una herramienta enorme que nadie termina de usar.
Cuánto usan la IA las empresas de la Región de Murcia
La Región de Murcia llega a este cambio con menos rodaje que sus vecinos. En la última encuesta del INE sobre uso de las TIC en las empresas, con datos del primer trimestre de 2025, el 15,3 % de las empresas murcianas de diez o más empleados usaba inteligencia artificial, frente al 21,1 % del conjunto de España y al 20,6 % de la Comunitat Valenciana.
La diferencia no está en la base tecnológica. El 58,2 % de las empresas murcianas de ese tamaño ya trabaja con un programa de gestión integral, y ese es precisamente el punto de partida para automatizar. Falta el siguiente paso, y para darlo una empresa de Yecla no tiene que ir muy lejos: la Comunitat Valenciana empieza en el término municipal de al lado.
Quien no quiera montarlo por su cuenta puede buscar apoyo al otro lado de esa raya. Una agencia de IA en Valencia como Aivy, por ejemplo, trabaja con pymes en automatización financiera y documental y en integraciones con el programa de gestión, con el RGPD presente desde el diseño. Sea quien sea el proveedor, lo sensato es pedir un piloto acotado y con resultados medibles antes de firmar nada.
Las facturas también llevan datos personales
Una factura no es un documento neutro. Las de autónomos llevan nombre, apellidos y NIF, a veces el domicilio y la cuenta bancaria. Si alguien de la oficina pega una de esas facturas en un chat de IA de uso general para que le resuma condiciones o le calcule un vencimiento, está entregando datos personales de un tercero a un servicio externo.
La Agencia Española de Protección de Datos aconseja a quien usa chatbots limitar los datos personales que expone y no dar datos de terceros si hay dudas de que el tratamiento vaya a salir del ámbito doméstico. En una empresa, eso obliga a que el proveedor de cualquier herramienta que procese facturas actúe como encargado del tratamiento, con su contrato firmado, como exige el artículo 28 del RGPD.
La regla interna puede ser corta: los documentos con datos de clientes o proveedores solo pasan por las herramientas que la empresa ha contratado y configurado para ello, nunca por cuentas personales. Con esa decisión tomada, el aplazamiento de Verifactu deja de ser solo un respiro y se convierte en tiempo útil para que la administración trabaje mejor.Copy textCopy HTMLCancelarPoner en trabajo
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