Cualquiera que haya montado un stand sabe cómo funcionan los tres días. Llegas con la presentación preparada, la enseñas en el portátil a los clientes que se paran, la explicas veinte veces, y en cada una de esas veinte veces vas cambiando el orden según quién tengas delante. Al distribuidor francés le enseñas primero los plazos de entrega. Al comprador que viene de Marruecos le enseñas primero los precios. Al que ya te conoce le enseñas directamente lo nuevo.
Funciona. La presentación no es lo que vende, lo que vende es lo que tú cuentas mientras la enseñas.
Y luego termina la feria, vuelves al polígono, y mandas un correo con el archivo adjunto a las cuarenta personas que dejaron tarjeta.
Lo que pasa con el archivo que envías después
El cliente abre el correo. A veces. Descarga el PDF, pasa las páginas en veinte segundos, se detiene en la de precios, hace una captura de pantalla y cierra el archivo.
Todo lo que tú explicabas en el stand no está ahí. Están las fotos de los modelos, están las medidas y está el logotipo. No está el motivo por el que ese acabado aguanta mejor, ni la explicación de por qué tu plazo de entrega es el que es, ni la comparación con lo que ese cliente está comprando ahora. Eso lo decías tú, en voz alta, y no se guardó en ninguna parte.
En Yecla esto tiene un coste que se nota más que en otros sitios, porque una parte importante de la facturación del mueble sale fuera y muchos de esos clientes no van a volver a verte hasta la feria siguiente. Entre una feria y otra pasan doce meses en los que tu empresa existe para ese comprador únicamente en forma de un archivo que no entendió del todo.
Las bodegas de la zona conocen la misma situación con otro formato. La cata la haces tú, delante, contando el suelo y la altitud y por qué la monastrell de aquí se comporta como se comporta. El dossier que envías después no cuenta nada de eso.
La presentación nunca contuvo el discurso
Conviene decirlo con claridad, porque cambia la solución.
Una presentación es el apoyo visual de una explicación. El contenido está en la explicación. Cuando envías solo el apoyo visual, el contenido no viaja, y no hay rediseño de diapositivas que lo arregle.
Muchas empresas lo intentan igualmente. Preparan una segunda versión «para enviar», con párrafos largos metidos en cada diapositiva, que no sirve ni para presentar ni para leer. Se hace una vez, se queda desactualizada en seis meses y nadie vuelve a tocarla.
La otra vía habitual es grabar un vídeo. Y ahí aparece el problema real de una empresa de treinta empleados: quién lo graba, quién lo edita, quién repite la grabación cuando cambia el catálogo, y quién lo hace además en francés.
Cómo convertir una presentación en un vídeo con narración
Lo que ha cambiado en el último par de años es que ya no hace falta grabar nada.
Se sube el archivo que ya tienes, en .pptx o en .pdf. El sistema lee las diapositivas, genera un guion a partir del contenido o toma el que tú tenías escrito en las notas del PowerPoint, y produce un vídeo narrado en el que cada diapositiva es una escena. Es lo que en Google se busca como convertir PowerPoint a video, y el punto importante para una pyme es que el material de partida es el archivo que ya está en la carpeta compartida, no un proyecto nuevo.
Hay dos ajustes que casi todo el mundo se salta y que son los que más cambian el resultado. Uno es el campo de público, y el otro es el objetivo. No se narra igual una presentación dirigida a un distribuidor que ya trabaja contigo que una dirigida a un comprador que no te conoce de nada. El sistema no puede adivinar cuál de los dos casos es el tuyo si no se lo dices.
La duración se elige aparte. Lo que en el stand eran veinte minutos con preguntas, en vídeo funciona en tres o cuatro. Las preguntas ya no están, y sin ellas la mitad del tiempo sobra.
Dos formas de importar el archivo, y por qué conviene elegir bien
Al subir el archivo aparece una decisión que mucha gente pasa por alto y luego lamenta.
Las diapositivas se pueden importar como imágenes fijas, con lo que el diseño queda exactamente igual que en el original y no se puede tocar nada después. O se pueden importar como capas editables, opción disponible para archivos .pptx, que permite cambiar textos, mover elementos y sustituir imágenes dentro del propio editor.
Las imágenes fijas son la opción correcta cuando la presentación ya está aprobada y quieres que se reproduzca tal cual. Las capas editables son la opción correcta cuando sabes que la diapositiva once lleva la tarifa del año pasado y prefieres corregirlo ahí antes que volver al archivo original, exportarlo otra vez y volver a subirlo.
Con el guion pasa algo parecido. Puedes generarlo automáticamente, importarlo desde las notas del PowerPoint o escribirlo tú. Si tu comercial es de los que escriben notas de verdad en las diapositivas, úsalas: son lo más parecido al discurso real del stand que existe por escrito.
El mercado exterior y el idioma
Aquí es donde una herramienta así deja de ser una comodidad y pasa a ser dinero.
Un vídeo terminado se puede traducir a otro idioma, y la traducción incluye tanto el guion hablado como los textos que aparecen en pantalla. La plataforma trabaja con 88 idiomas y 175 dialectos, y la versión traducida se crea como un borrador nuevo, de modo que el original en español se queda intacto.
Para una empresa del Altiplano que vende en Francia, Portugal, Alemania o Marruecos, eso significa que la presentación de la feria puede salir en cuatro idiomas la semana siguiente en lugar de quedarse solo en español porque traducir era caro y lento.
No es automático del todo, y no conviene venderlo así internamente. Alguien que hable el idioma tiene que revisar el resultado antes de enviarlo, sobre todo donde aparecen nombres de producto, condiciones comerciales o cualquier cosa con valor contractual. Pero revisar un borrador y encargar una traducción desde cero son dos trabajos distintos, y el primero lo puede hacer tu comercial de exportación en una tarde.
Saber quién lo ha visto y hasta dónde
Esta es la parte que no existe con un PDF adjunto.
Cuando compartes un vídeo obtienes datos: impresiones, visualizaciones totales y únicas, tiempo medio de visualización y porcentaje de finalización. Ese último dato es el interesante. Un archivo adjunto no te dice nada después de salir de tu bandeja de enviados. No sabes si se abrió, y desde luego no sabes si el cliente llegó a la diapositiva diecisiete.
Con un vídeo descubres que el setenta por ciento de la gente se va entre el minuto dos y el tres, y cuando miras qué hay ahí resulta que es la parte de logística. No la de precios, que era la que preocupaba a todo el mundo en la reunión interna. La de logística.
Eso ya es información sobre la que se puede trabajar, y además zanja discusiones de oficina que hasta ahora se resolvían por antigüedad.
También se puede proteger el vídeo con contraseña, lo cual tiene sentido cuando lleva tarifas dentro y no quieres que circule por ahí.
Lo que esto no resuelve
Nada de esto sustituye la feria. El cliente que se para en tu stand, toca el material y te hace la pregunta incómoda a los diez minutos está haciendo algo que un vídeo no hace. Esto es para las cuarenta personas que dejaron tarjeta y no volvieron a pasar, no una excusa para no ir a la feria.
El guion generado hereda los errores del archivo. Si la presentación lleva un plazo de entrega que ya no cumples, el vídeo lo dirá con buena entonación, y dicho en voz alta suena más firme que escrito en una viñeta. Hay que leer el guion antes de generar el vídeo, y en todo lo que sean precios o condiciones lo tiene que leer quien responde de ellas.
Las diapositivas que existen para acompañar una demostración en directo no se traducen bien a vídeo. Si esa parte de la presentación estaba pensada para enseñar el producto en la mano, en el vídeo va a quedar un hueco.
Los presentadores digitales no aguantan una mirada atenta. Para un mensaje del gerente, o para cualquier cosa en la que quien habla es parte del argumento, grábate tú.
Un detalle práctico antes de que nadie monte un proceso alrededor: la plataforma está pensada para ordenador y funciona mejor en Chrome.
Empieza por la presentación de la última feria
No prepares nada nuevo para probar esto. Coge la presentación que usaste en la última feria, la que ya sabes que funcionó, y pásala tal cual.
Míralo entero, incluida la diapositiva por la que siempre pasas rápido. Van a aparecer dos cosas. Una es alguna diapositiva que tenía todo el sentido contigo delante y no lo tiene narrada, y eso te dice que esa diapositiva nunca se sostenía sola. La otra es que dura bastante menos de lo que esperabas.
Después mándalo a los contactos de la última feria a los que ya enviaste el PDF y que no contestaron. No pierdes nada: esos ya estaban perdidos. Mira a la semana siguiente cuántos lo terminaron.
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