¿Alguna vez te has puesto a pensar cuántas horas a la semana pierden tus trabajadores buscando documentos, introduciendo datos manualmente en el ordenador o lidiando con archivos físicos? Aunque no lo creas, este es un problema que lastra la productividad de miles de empresas españolas, y que tiene una solución tecnológica avanzada con nombre propio: Docuindexa, una empresa con más 25 años de experiencia en el sector de la digitalización. 

Docuindexa es un aliado estratégico que se ha especializado en la digitalización de documentos y, lo más importante, en la extracción de datos con Inteligencia Artificial (IA). Su misión es clara y ambiciosa: conseguir que tu oficina sea más eficiente, trabaje sin papel y, sobre todo, liberar a las personas de realizar los tediosos y repetitivos trabajos de carga de información.

Con un equipo de más de 50 expertos en la materia, y la confianza de más de 100 empresas en todo el país, esta compañía se encuentra a la vanguardia de la transformación digital de la gestión documental en España.

El corazón tecnológico de Docuindexa: la IA, el Machine Learning y el OCR Inteligente

Es importante que sepas que el verdadero motor de esta empresa reside en su tecnología de alto valor. Ellos combinan la última tecnología de Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (aprendizaje automático) con el mejor Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) inteligente.

Una conjugación tecnológica que es la clave para aumentar el rendimiento laboral de cualquier organización. Pues, mientras el OCR tradicional se limita a reconocer el texto en una imagen, el OCR Inteligente de Docuindexa, potenciado por el Machine Learning, aprende del documento. Esto significa que la máquina puede procesar un documento sin conocerlo previamente, extrayendo los datos con una precisión asombrosa desde la primera vez.

El servicio estrella: la extracción de datos con IA

Uno de los servicios más demandados y con mayor impacto en la eficiencia es la extracción de datos en documentos mediante Inteligencia Artificial.

El mismo permite extraer automáticamente los datos de tus documentos, ya sean facturas, albaranes, expedientes o historias clínicas, eliminando la necesidad de introducir la información de forma manual en los ordenadores. Se trata de un proceso inteligente y automatizado con el cual se consigue un ahorro de tiempo brutal y se asegura una precisión que la intervención humana no puede igualar.

Beneficios de la extracción de datos con IA:

• Mejora de la gestión de los documentos, a través de un sistema fácil e intuitivo.
• Aumenta la seguridad de tus documentos y reduce el trabajo manual.

Olvídate de las tareas manuales repetitivas; la avanzada tecnología de Docuindexa convierte tus documentos en segundos, permitiendo que tus empleados se centren en tareas más significativas.

Gestión documental completa: mucho más que digitalizar

Como ya dijimos, Docuindexa ofrece una solución integral que va más allá de la mera digitalización. Su servicio de gestión documental es una solución tecnológica avanzada diseñada para optimizar la organización, búsqueda y clasificación de todo tipo de documentos, tanto físicos como digitales.

Este sistema funciona mediante reglas inteligentes y procesos automatizados que mejoran enormemente la accesibilidad y utilidad de la información de tu empresa.

Claves de su sistema de gestión documental

• Búsqueda y recuperación inmediata: gracias a su búsqueda avanzada con OCR, encuentra el archivo que deseas con una simple búsqueda en segundos, en lugar de perder tiempo en archivos físicos o directorios complejos.
• Clasificación automática: clasifica y supervisa automáticamente tus documentos mediante reglas inteligentes basadas en el contenido.
• Reducción del espacio físico: almacena todos tus archivos bajo un mismo directorio digital, contribuyendo a dar una imagen más digitalizada y moderna de tu empresa y reduciendo los costos asociados al almacenamiento físico.
• Acceso total: la interfaz que utilizan es muy intuitiva, de manera que puedas conectarte de forma rápida donde estés sin problemas.

El portafolio de servicios de la empresa se completa con la custodia de archivos y la destrucción certificada de documentos una vez digitalizados. Esto garantiza que la eliminación del papel se realiza siguiendo los estándares de confidencialidad y cumplimiento normativo, como el establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

¿Por qué Docuindexa es la elección correcta para tu empresa?

Dado que la elección de un socio tecnológico debe basarse en resultados tangibles, quizá te convenga saber que los clientes de Docuindexa los prefieren por las ventajas directas y medibles que ofrece a la operación diaria:

Impacto directo en la productividad y la operación

• Mayor productividad: al acceder a la información de forma instantánea, los trabajadores pueden centrarse en tareas más estratégicas sin perder tiempo en la gestión de documentos.
• Eficiencia operativa: su sistema optimiza los flujos de trabajo de tu empresa al eliminar la búsqueda manual y la clasificación, reduciendo el tiempo dedicado a la introducción manual de datos en más de un 80% en algunos casos.
• Eliminación de errores: la automatización y la precisión del OCR minimizan los errores asociados con la pérdida de documentos o la clasificación incorrecta. Las máquinas no se equivocan, los humanos sí, y Docuindexa garantiza datos precisos y fiables.

Seguridad y cumplimiento legal auditado

• Cumplimiento normativo: la capacidad de rastrear y auditar cada cambio en los documentos y la gestión segura de la información facilitan el cumplimiento de las regulaciones y los estándares legales, proporcionando un historial claro.
• Protección de datos digitales: Docuindexa aplica las mejores prácticas para garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información digitalizada, brindando total tranquilidad a sus clientes en el manejo de datos sensibles. Confía en ellos y maneja tu información de manera segura.

Como verás, la transformación hacia la oficina sin papel ya no es una meta futurista; es una necesidad operativa. Invertir en la digitalización de documentos y en la automatización de procesos impulsada por IA, como la que ofrece Docuindexa, es invertir en el crecimiento y la sostenibilidad de tu negocio. 

Su experiencia y su tecnología demuestran que es posible dar el salto a una gestión documental inteligente, segura y totalmente automatizada hoy mismo.